[Dirk Verbeeck]
Intensive Care houdt je site op de been… (2)
Zover zijn we dan (*): nieuwsflashes houden je website up-to-date, de belangrijkste pagina’s worden netjes onderhouden, de laatste realisaties van je bedrijf komen mooi op tijd on line. Je site is levend en wel, en dat is een goede zaak! Of toch niet altijd?
Een paar jaar geleden liet je een mooie site ontwerpen door een professionele webdesigner. Want je wilde het goed doen. Ondertussen is die webstek behoorlijk uit de kluiten gewassen, staat hij boordevol interessante info voor klanten, leden, bezoekers … getuigt hij van de expertise die je in je vak verworven hebt en is hij misschien wel een referentiepunt geworden voor een schare trouwe aanhangers. Naast al die halfdode sites sta je daar te schitteren. Je wordt bewonderd en geprezen omwille van de accuratesse van de informatie die je verstrekt. Beter kan het niet zijn!
De medaille en haar keerzijde
Nu ga je ook de rekening eens maken, want al die aanpassingen kosten geld. En snel komt de ontnuchtering. Al dat fraais heeft je elk jaar ongeveer zoveel gekost als het initiële ontwerp! Daar heb je natuurlijk wel wat voor. Het aantal pagina’s is ongeveer verdrievoudigd. Je website is volwassen geworden. Dat daar wat tijd over gaat is normaal. Een website is nu eenmaal een dynamisch medium, in tegenstelling tot folders en ander drukwerk. Ze is dus met andere woorden nooit “af”.
Organisch groeit
Waar komen die kosten dan vandaan? Eerst en vooral door de organische groei van je website. In de loop van de tijd zijn her en der pagina’s bijgeplakt, werden menu’s en submenu’s steeds verder opgedeeld en is er heel wat cross-linking tussen de pagina’s onderling gemaakt. Daardoor is het overzicht troebel geworden. Wat aanvankelijk snel en tegen een lage kost kon neemt nu almaar meer tijd in beslag, omdat elke aanpassing gevolgen heeft voor andere onderdelen van de website.
Tussen een veelheid aan informatie zitten onvermijdelijk een aantal zogenaamde “dode” links. Dit zijn verwijzingen naar pagina’s, afbeeldingen of bestanden die ondertussen niet meer bestaan of die van plaats veranderd zijn. Het opkuisen van die links vraagt ook weer tijd, want je moet de doelpagina’s opnieuw opzoeken en de hyperlinks aanpassen.
Nieuw krijgt voorrang, oud blijft staan.
Wie productbeschrijvingen of een lijst met realisaties op z’n website heeft staan is in veel gevallen vertrouwd met het fenomeen dat nieuwe zaken wel worden toegevoegd, maar dat er voor kleine wijzigingen aan de bestaande beschrijvingen alweer geen tijd – lees: budget – voor vrijgemaakt is. Nog moeilijker wordt het wanneer er regelmatig moet gesynchroniseerd worden tussen twee of meer talen. De originele tekst gaat snel on line, want ‘snel’ is de wet van het web. De vertalingen komen later wel. In veel gevallen niet, dus. Het resultaat is dan een site die in de belangrijkste taal alle informatie bevat en waar de andere talen het in veel gevallen moeten stellen met lokale varianten van “coming soon” of “not available yet”.
Wie heeft zich nog niet herkend?
Dan hebben we het nog niet gehad over de ledenlijst van je organisatie die na verloop van een paar jaar helemaal geen getrouw beeld meer geeft, omdat de gegevens niet in een database opgeslagen zijn, maar in een zuivere html-pagina weergegeven worden die je – alweer! – telkens moet bijwerken.
En wat je dan eigenlijk écht zou willen is dat je voortdurend nieuwe evenementen zou kunnen aankondigen of snel “hot news” on line brengen. Een up-to-date lijst met de wegenwerken voor al je commerciële afgevaardigden bijvoorbeeld zou toch mooi zijn? Nog mooier zou zijn dat zij zelf de lokale omleidingen kunnen toevoegen die zij op hun weg tegenkomen, zodat al uw medewerkers hun route beter kunnen plannen. We zijn weer bij een content management systeem aanbeland.
Snel is de wet van het web…
En dat kost handenvol geld? Niet noodzakelijk. Je zal een initiële investering moeten doen, die je dan gaandeweg terugverdient omdat je zelf voor de nodige updates zorgt. Verborgen kosten, hoor ik sommigen al roepen. Voor een deel wel, maar als je iedereen zijn stukje van de content laat updaten, win je alvast veel tijd doordat je niet eerst een uitgebreide briefing moet opstellen en een aantal keren moet communiceren alvorens tot het gewenste resultaat te komen. Wat in je hoofd zit kan je het snelst zelf uitvoeren. Ook kleine aanpassingen kan je snel tussendoor doen, zonder dat zij je tijdschema noemenswaardig belasten. Op die manier krijg je een spontane spreiding van het werk.
To do?
Je site up-to-date houden is een must, zoals in het vorige artikel al besproken werd. Maar het mag geen kwelling worden door voortdurend op je budget te wegen of je te dwingen de technische kant van het webpubliceren onder de knie te krijgen. De overweging om eenmalig in een content management systeem te investeren is dan zeker en vast een serieuze optie. Dan zorg je immers zelf voor alle aanpassingen zonder dat je daarvoor technische kennis in huis moet halen.
Andere artikels:
Liever een dode site dan geen site? (1)
Sexy of strak…de lijn van je site (3)
Over de auteur: Dirk Verbeeck is web content manager bij Motionmill
: 
